Como escolher um sistema de gestão de fretamento (comparativo de critérios)

Escolher um sistema de gestão de fretamento é uma decisão que a empresa de viação vai sentir por anos: ele muda a rotina da central de operações, dos motoristas e dos passageiros, e passa a ser parte do que a viação entrega ao cliente. Este comparativo organiza os critérios de escolha em oito grupos, com perguntas objetivas para fazer a cada fornecedor e o que observar nas respostas.

Antes de comparar: qual problema você quer resolver?

Comece pela lista de dores da sua operação. As mais comuns no fretamento contínuo são: passageiros sem saber onde está o ônibus, viagens que não saem sem que ninguém perceba, falta de dados de pontualidade para o cliente, motoristas recebendo mensagens dirigindo e cadastros espalhados em planilhas. Ordene essas dores por importância — os critérios abaixo pesam de forma diferente para cada operação.

1. Como o sistema rastreia e o que ele sabe da viagem?

• A posição chega ligada à viagem (linha, ônibus, motorista) ou é só a posição do veículo?
• Com que frequência a posição é atualizada? Qual o atraso até aparecer no mapa?
• Os pontos são detectados automaticamente pela localização?
• Existe previsão de chegada por ponto?
• O que acontece sem sinal: as posições são guardadas e enviadas depois?

O guia Como rastrear ônibus fretado em tempo real compara rastreador, telemetria e app no celular.

2. Como é a experiência do passageiro?

Se o passageiro não usa, o sistema perde metade do valor. Pergunte:

• O passageiro precisa criar conta, senha, cadastro? Quanto mais atrito, menos adesão.
• Como ele começa a seguir uma linha: QR code, link, código?
• Ele recebe aviso antes de o ônibus chegar? Pode escolher a antecedência?
• Ele consegue falar com o motorista sem trocar telefone?
• O app é gratuito para o passageiro?

3. O app do motorista é seguro?

• Quantos toques para iniciar uma viagem?
• O motorista precisa interagir com o app durante a viagem (confirmar pontos, responder mensagens)?
• As mensagens são bloqueadas com o ônibus em movimento?
• Como o motorista entra no app? Senha que ele precisa decorar, ou um acesso controlado pelo gestor?
• O gestor consegue revogar o acesso de um motorista imediatamente?

Mais sobre esse critério em Motorista e celular ao volante.

4. O painel atende a rotina da operação?

• Existe um painel ao vivo com as viagens em andamento, atrasadas, não iniciadas e sem sinal?
• Há alerta de viagem não iniciada?
• Como as linhas são cadastradas? Há editor no mapa? Dá para criar a volta a partir da ida?
• A escala permite exceções por dia, sem alterar a linha?
• O sistema lida com ônibus em manutenção (tira da escala, não conta no contrato)?
• Gera os impressos (adesivos de QR, cartões de motorista)?

5. Quais relatórios o sistema entrega?

• Há relatório de pontualidade previsto × real, por ponto, linha e cliente?
• O relatório inclui viagens não realizadas e ocorrências?
• Pode ser exportado (PDF, CSV) para enviar ao cliente?
• Por quanto tempo o histórico fica disponível?

Veja quais indicadores acompanhar em KPIs da operação de fretamento.

6. Como o sistema trata segurança e LGPD?

• Quem é rastreado: só o ônibus durante a viagem, ou também pessoas?
• Quais dados do passageiro são pedidos?
• Quais são os prazos de retenção de posições e mensagens?
• Os dados de cada empresa ficam isolados?
• Há verificação em duas etapas para gestores e registro de auditoria?

O artigo LGPD no transporte de funcionários detalha esses pontos.

7. Quanto tempo leva a implantação?

• Precisa instalar equipamento nos ônibus?
• Quanto tempo do cadastro à primeira viagem rastreada?
• O fornecedor acompanha a implantação?
• Dá para começar por um cliente ou turno e ampliar depois?

8. Qual é o modelo de preço e de suporte?

• A cobrança é por veículo, por usuário, por viagem? O modelo cresce de forma previsível com a frota?
• Há custo para motoristas ou passageiros?
• Ônibus parados (reserva, manutenção) são cobrados?
• Há fidelidade, taxa de implantação, custo de equipamento?
• Como funciona o suporte, e em que horário? O fretado começa de madrugada.

Uma tabela para comparar fornecedores

Use uma nota de 0 a 3 para cada critério e um peso conforme a importância para a sua operação:

Faça um piloto antes de decidir

Nenhuma demonstração substitui o uso real. Peça um piloto de duas a quatro semanas com algumas linhas, de preferência as mais problemáticas. Observe três coisas: quantos passageiros passaram a usar o app, se os motoristas se adaptaram sem reclamar e se os dados de pontualidade fazem sentido quando comparados com o que a operação já sabe.

Quais sinais de alerta observar numa demonstração?

Algumas respostas, ouvidas durante uma demonstração, merecem atenção:

• "O motorista confirma cada ponto no aplicativo." Isso significa interação com o celular durante a viagem, várias vezes. Além do risco, os registros dependem da disciplina de cada um.
• "O passageiro faz um cadastro rápido." Qualquer cadastro reduz a adesão. Pergunte o que acontece se o colaborador não quiser informar CPF, e-mail ou telefone.
• "Sem sinal, o ônibus fica parado no mapa até voltar." Isso indica que as posições não são guardadas no aparelho e que o passageiro vê uma informação falsa.
• "O relatório é montado pela nossa equipe sob demanda." Relatório que não sai do próprio sistema, a qualquer hora, dificilmente vai virar rotina com o cliente.
• "Precisamos instalar um equipamento em cada ônibus." Não é necessariamente ruim, mas aumenta custo, prazo e dependência de oficina. Pergunte se existe alternativa.
• "O preço depende do número de usuários." Em fretado, o número de passageiros muda o tempo todo. Cobrança por usuário torna o custo imprevisível e desestimula a divulgação.

Quem deve participar da escolha?

A decisão costuma ficar com a diretoria ou com o gerente de operação, mas outras pessoas veem coisas que eles não veem. Envolva o programador de escala, que vai cadastrar linhas e escalas todos os dias; um ou dois motoristas experientes, que vão dizer se o app atrapalha ao volante; alguém do comercial, que vai usar os relatórios para renovar contratos; e, se possível, o RH de um cliente, que vai receber esses relatórios. Uma tarde de testes com esse grupo evita a escolha de um sistema que agrada na apresentação e frustra na operação.

Como o ViaTurno se posiciona nesses critérios?

O ViaTurno é um sistema de rastreamento e gestão de fretamento contínuo com painel para a viação e apps gratuitos para motorista e passageiro. O rastreamento vem do celular do motorista, ligado à viagem, com pontos automáticos e fila offline; o passageiro entra pelo QR do ônibus, sem cadastro; as mensagens ficam bloqueadas acima de 10 km/h; e o relatório de pontualidade sai por linha e cliente. O Plano Empresa é grátis até 31/12/2026 e, a partir de 01/01/2027, custa R$ 19,90 por veículo ativo por mês, com desconto a partir de 30 veículos. Veja como funciona, os preços ou peça uma proposta para um piloto.